Aprendizajes iniciales, Destino final, Estrategia de transformación

Impacto en la EMPRESA e impacto EMOCIONAL. Dos aspectos clave a priorizar

La empresa está formada por personas y sus resultados (*) dependen mucho de la motivación de estas (**). Si esto es así de evidente, tiene sentido priorizar los problemas e impedimentos para ser más ágiles en función de estos dos criterios. En el extremo, puede haber aspectos en la empresa con un impacto emocional enorme (incluso con poco impacto directo en resultados) que pueden hacer que las personas abandonen la organización o aporten muy por debajo de sus posibilidades.

Se trata de preguntar a la organización «como se siente».

(*) E.g.: valor entregado al cliente de manera eficiente.

(**) Factores clave en el éxito y eficiencia de las iniciativas en una organización: capacidades de las personas, su cohesión como equipo, la simplicidad de las soluciones, su motivación, etc.

Notar que la priorización se realiza por círculos concéntricos, no por cuadrantes. Como se ha comentado antes, es tan importante (a) algo crítico a nivel emocional pero con poco impacto directo en resultados de empresa como (b) algo con alto impacto en la empresa pero poco impacto emocional.

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Por otro lado, los problemas para ser más ágiles (y su impacto emocional) pueden diferir mucho desde el punto donde se mira. No se identifican los mismos impedimentos desde la “trinchera” que desde la Alta Dirección.

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Cuando tenemos que realizar un assessment organizativo y priorizar qué mejorar (de manera que todo el mundo lo sienta suyo), usualmente se pregunta acerca de los problemas al management y a los equipos. Sucede que de estas entrevistas se obtiene lo que importa a cada grupo, pero es complicado obtener directamente una visión clara de lo que es realmente importante para todos (y lo que es más específico de colectivos concretos). Hay que considerar que la complejidad es fundamentalmente contextual, cada equipo y área de una organización se encuentra con diferentes dificultades.

El siguiente proceso permite priorizar de manera global los impedimentos a la agilidad de una empresa o área con inclusividad creando ownership (la gente cambia lo que ellos quieren) y basándose en la “inteligencia colectiva”.

El proceso funciona de la siguiente manera.

1 – Cada equipo/grupo identifica qué aspectos a mejorar. Posibles preguntas a responder:

  • ¿Qué es lo que funciona bien? ¿Qué os enorgullece de esta organización?
  • ¿Hay problemas identificando oportunidades de negocio o qué necesitan los clientes/usuarios?
  • ¿Os llega la estrategia de la empresa / negocio?
  • ¿Cómo se miden los resultados?
  • ¿Se es efectivo trabajando? ¿Dónde se es ineficiente?
  • ¿Hay problemas de calidad?
  • ¿Hay un buen trabajo entre equipos?
  • ¿Es sencillo poder aportar, canalizar ideas, articular propuestas?
  • ¿Hay tiempo para hacer mejoras?
  • ¿Se desarrolla a la gente?
  • ¿La tecnología va mejorando? ¿Las herramientas son las adecuadas?
  • ¿Hay algún cambio organizativo que falte hacer?
  • ¿En qué grado creéis que se cumplen los valores de la empresa?
  • ¿Creéis que la gente está motivada?
  • ¿Qué os gustaría que se arreglase o fuese diferente? ¿Qué os gustaría que sucediese en un «futuro ideal»?

Es más que recomendable realizar estas preguntas en grupos de personas, de modo que en las conversaciones que se generan aparezcan informaciones de interés e insights que puedan compartir entre ellos mismos.

2 – Se repite el ejercicio con middle management (evaluando si tiene sentido separar por áreas / funciones) y con la Alta Dirección. Notar que el orden de las entrevistas es importante, porque permite ver cuánta diferencia hay entre la visión (y posterior valoración) de los problemas por parte de los equipos en la “trinchera” respecto a las percepciones de la Dirección. Habrá que explicar a la Alta Dirección lo que no está viendo / sintiendo. No son conscientes de que tienen gran responsabilidad en muchos de ellos, hay que generar Awareness sobre las causas y sus los impactos para generar un Deseo de cambio y Acciones de mejora.

3 – Se listan todos los problemas.

4 – Se priorizan considerando el impacto en la empresa (que, a su vez se puede dividir en “valor para el cliente”, “productividad”, “calidad” o cualquier otro aspecto que sea relevante en ese momento sobre el cual hacer seguimiento de su mejora) y el impacto motivacional (“cuánto te molesta esto / cuánto te alegraría que estuviese resuelto”).

  • En modo “físico”: se distribuyen los problemas en una sala y los miembros de los equipos distribuyen un número limitado de votos para cada criterio por persona (total de problemas / 3).
  • En modo “online”: se contesta una encuesta donde se valora cada problema de 0 a 4 (si se dispone de conocimiento sobre él).

5 – Se mantiene una conversación con los participantes en la valoración respecto a las prioridades que han aparecido, cuáles son los insights que se obtienen al verlas posicionadas de manera gráfica. Esta es una de las partes clave para crear CONSCIENCIA, empatía y deseo de cambio, necesidad de invertir esfuerzo en los temas claves.

Las conversaciones sobre las prioridades (generales o particulares) son claves crear CONSCIENCIA, EMPATÍA y DESEO DE CAMBIO, para crear la necesidad de invertir esfuerzo en ellas.

6 – Se crean grupos de trabajo formados por voluntarios (y animando a quienes sería conveniente que estuviesen), multidisciplinares y con personas en diversas posiciones a nivel jerárquico.

Ejemplo del proceso en modo “físico”:

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Ejemplos del proceso en modo “online”:

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El resultado de esta priorización puede servir como “input” para crear el Transformation Board del área, Centro de Valor o empresa.

Por último, no se dispone de energía infinita para mejorarlo todo (y también hay que poner foco en las mejoras más claves, para no crear un exceso de Work In Progress, que los resultados sean muy lentos y que baje la moral sobre la transformación). Al problema que no se prioriza le sucede como con la selección natural: o mejora por sí mismo de manera orgánica (sin poner energía explícita a nivel estratégico) o muere. En algún momento renacerá/sobrevivirá si sigue siendo importante 😉

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